C’est un métier dont on entend de plus en plus parler, et qui a toute sa place au sein des PME et des grandes entreprises. On fait le point sur les attributions de l’office manager, véritable pilier tant pour les salariés que pour la direction.
C’est quoi, un office manager ?
Certains considèrent que l’office manager n’est ni plus ni moins que le titre anglophone pour désigner un assistant de direction. D’autres pensent qu’il intervient en support de l’équipe pour certaines tâches pratiques. En réalité, l’office manager se voit confier de nombreuses responsabilités pour assurer le bon fonctionnement de l’établissement. Son rôle est central, en ceci qu’il est sollicité à tous les niveaux : direction, responsables hiérarchiques, et personnel.
Le titre d’office manager qualifie donc un poste à part entière. Un poste innovant, qui tend à s’ancrer durablement dans le paysage professionnel en raison de son caractère hybride, complet. Et c’est la raison pour laquelle son profil peut être un atout pour votre entreprise.
La passerelle entre la direction et son équipe
Car l’office manager se voit confier de nombreuses responsabilités, qui font appel à des compétences issues de différents pans :
- Tâches administratives – comptabilité, transmission d’informations à la comptabilité, facturation, accueil des visiteurs, etc.
- Gestion logistique – matériel et fournitures de bureau, prestataires et fournisseurs de services (y compris pour le choix de la machine à café et de son emplacement, par exemple !), sollicitation de techniciens en cas de besoin, etc.
- Vie d’entreprise – entrée des nouveaux arrivants, organisation d’événements, etc.
- Cohésion au sein de l’équipe – bien-être des salariés, valorisation des compétences, etc.
Il fait en quelque sorte la passerelle entre la direction et le personnel : en prêtant main forte à l’un comme à l’autre, il joue un rôle essentiel pour la bonne gestion de l’entreprise.
Des compétences humaines au premier plan
Par ailleurs, l’office manager est très attendu pour ses compétences humaines. En vrac : capacité d’adaptation, flexibilité, organisation, réactivité, sens du relationnel, polyvalence, autonomie, sens de l’écoute, discrétion, dynamisme et une certaine appétence pour la montée en compétences. Ajoutons à cela, bien entendu, des compétences techniques et des connaissances administratives et juridiques.
Ce sont toutes ces qualités mises bout à bout qui font toute la légitimité du poste d’office manager. Et dans l’idéal, on les retrouve toutes chez un seul et même profil.
Responsable ou collègue ?
Vous vous demandez si l’office manager fait partie des responsables hiérarchiques ou du personnel ? La réponse est… un peu des deux !
Ce professionnel assume en effet d’importantes responsabilités, à la fois dans l’intérêt de l’entreprise et de l’équipe. Mais c’est aussi une personne qui se tient à la disposition de tous. Son rôle, à la croisée des chemins, lui confère une grande accessibilité pour des questions d’ordre variable, des plus aux moins formelles – du titre restaurant au repas d’équipe en passant par le départ des collègues vers de nouveaux horizons.
En somme, l’office manager peut être sollicité par tous. Il est multi-casquettes et c’est pour cela qu’on n’assimile pas sa fiche de poste à celle d’un responsable des ressources humaines ou d’un assistant. Ses spécialités sont aussi techniques qu’humaines, d’où la pertinence de son recrutement… Il deviendra alors l’un de nos interlocuteurs privilégiés pour la fourniture, l’entretien et le remplissage de votre machine à café au bureau !
