Le guide pour bien choisir sa machine à café professionnelle
94% des Français consomment du café : il s’agit de la boisson la plus consommée après l’eau.
Avoir une machine à café dans son entreprise peut donc s’avérer très utile pour satisfaire salariés et visiteurs.
Vous en êtes convaincus et désirez doter vos bureaux, votre commerce ou autre activité d’une machine à café professionnelle ? Vous êtes au bon endroit !
Bienvenue dans ce guide complet qui vous aidera à choisir parmi toutes les offres sur le marché.
Découvrez notre guide ultime pour choisir votre machine à café professionnelle !
Quel type de machine à café professionnelle choisir ?
Sur le marché, il existe de nombreuses machines à café professionnelles et une multitudes de marques. Quelle est celle qui est la mieux adaptée à votre activité et à vos besoins ?
Pour choisir votre machine à café vous devez vous interroger sur le type de café que vous désirez proposer mais aussi définir votre besoin : volume de café, emplacement, café payant ou gratuit etc.
Quelle est la meilleure machine à café professionnelle ?
Pour commencer, il s’agit de se demander si vous allez opter pour une machine à café en grain ou moulu, capsule ou dosette ? Chez Pleyce, nous vous recommandons d’adopter la machine à café en grain au bureau pour restituer toutes les saveurs du café, notamment si vous choisissez des cafés de spécialité.
Si vous optez pour le café en grain, différentes machines à café professionnelles haut-de-gamme sont à envisager en fonction de l’utilisation que vous en aurez : combien de personnes boivent du café chaque jour ? Quel sera son emplacement (hall d’accueil, salle de réunion, couloir, salle de restauration etc) ? Comptez-vous proposer des snacks en plus du café ?
Machine à café automatique de bureau
Conçues pour broyer le café en grain juste avant l’extraction afin d’offrir une fraîcheur inégalable, les machines automatiques sont faciles d’utilisation et très intuitives.
Vous trouverez une large gamme, de la petite machine pour votre salle de réunion jusqu’à la machine à café automatique pour des espaces de bureau ou de détente de plus de 50 personnes.
Distributeur automatique de boisson
Le distributeur de café automatique est idéal pour un lieu de passage, un espace de restauration ou encore de détente.
Adapté aux grandes consommations, il propose un grand choix de boissons de qualité (café viennois, chocolat royal, choco-menthe) voire même une sélection de snacks et des sodas !
Machine à expresso manuelle
Parfaite pour les baristas affirmés et les grands amateurs d’expressos, celle-ci offre la possibilité de maîtriser parfaitement le résultat en tasse grâce aux divers réglages effectués sur la machine.
Selon sa taille, la machine à expresso manuelle peut s’adresser aux petites entreprises jusqu’aux espaces de restauration ayant de grands volumes de consommation.
Pour en savoir plus, consultez notre comparatif pour savoir quelle est la meilleure machine à café pour votre entreprise.
Quelle est la meilleure machine à café pour entreprise ?
Choisir une machine à café de qualité pour son activité
Quelle que soit votre activité, si vous souhaitez proposer du café à vos salariés, à vos visiteurs ou à vos clients, prendre le temps à la réflexion sur le meilleur choix de machine à café haut de gamme est une étape importante à ne surtout pas négliger. Nous vous expliquons l’importance du café dans divers contextes professionnels et vous aidons à choisir la machine à café adaptée à votre activité spécifique :
PME : Adaptez votre choix en fonction de la taille
Selon le nombre de salariés, le besoin et le coût d’une machine à café ne sera pas le même. Pour vous, nous avons listé différents cas de figure :
- Moins de 25 salariés
- De 25 à 50 salariés
- De 50 à 100 salariés
- Plus de 100 salariés
Quelle que soit la taille de votre entreprise, pouvoir accéder à un café d’exception sur son lieu de travail est un avantage social non négligeable pour favoriser l’engagement collaborateur.
Pour en savoir plus, consultez notre guide pratique pour choisir une machine à café selon la taille de son entreprise.
Coworking : Transformez votre espace de travail en lieu de rencontre
Ces espaces connaissent une montée en puissance ces dernières années et participe activement à l’évolution des dynamiques de travail. Nous allons vous expliquer l’importance de la pause-café dans les espaces de coworking et ce qu’elle peut apporter à ses occupants.
De l’emplacement stratégiques pour installer une machine à café à la possibilité de rendre le café gratuit ou payant, vos clients pourrons apprécier un large choix de boissons chaudes et des cafés fins sans devoir traverser la rue pour trouver un coffee shop.
Pour en savoir plus, découvrez notre guide pour bien choisir sa machine à café pour un espace de coworking.
Commerce : Fidélisez votre clientèle avec un café de qualité
Boulangerie, garage, concession automobile, salon de beauté, salon de coiffure, agence de location de voiture ou encore agence bancaire : les petits commerces et lieux d’accueil du public ont tout à gagner à mettre à disposition des clients une machine à café ou à leur en proposer une tasse bien chaude !
En effet, proposer du café aux clients donne l’image d’un commerce accueillant et aux petits soins. Pour une expérience gustative de qualité, l’idéal est de leur proposer du café en grains.
Pour en savoir plus, consultez notre guide pratique consacré au choix d’une machine à café pour votre commerce.
CHR (Hôtel, Café, Restaurant) : Un café d’exception
Bar, coffee-shop, hôtel ou encore restaurant : le café est une question centrale de votre activité. Ainsi sélectionner votre la machine à café professionnelle représente un choix crucial ! Pour le plaisir de vos clients, nous recommandons de leur proposer du café en grain.
Mais quelle machine à café à grains professionnelle choisir pour votre établissement, que ce soit un bar, hôtel ou encore restaurant ?
Pour en savoir plus, consultez notre guide pratique consacré au choix d’une machine à café pour un établissement CHR.
Pour savoir quelle machine à café professionnelle choisir en fonction de son activité, consultez notre guide :
Choisir une machine à café selon son activité ?
La pause-café est elle obligatoire en entreprise ?
La pause-café, rituel incontournable en entreprise, est un moment de détente privilégié pour près de 9 français sur 10. Ces derniers la considèrent d’ailleurs comme un essentiel au travail … mais la pause-café est-elle une obligation pour l’employeur ?
La pause au travail est obligatoire mais contrairement à l’obligation d’installer une fontaine à eau, la loi ne prévoit pas d’impératif sur le café sauf dans des situations particulières. Néanmoins, les règles encadrant la durée des pauses et l’aménagement des espaces de restauration sont bien définies. On vous explique tous ces aspects ainsi que les bénéfices d’une pause-café bien pensée, tant pour la cohésion d’équipe que pour la productivité.
Pour en savoir plus, consultez notre guide sur le cadre légal de la pause-café au travail.
Quel est le cadre légal de la pause-café au travail ?
Quel est le prix d’une machine à café professionnelle ?
D’accord, la machine à café professionnelle en entreprise est un incontournable et fait plaisir à tout le monde. Mais combien ça coûte d’abord ? Quel budget prévoir pour un café de qualité ? Comment faire sourire votre comptable ?
Et si vous offrez le café à vos équipes, ne vont-elles pas passer trop de temps devant la machine ?
Quel est le prix d’une machine à café en entreprise ?
Pour déterminer le budget à prévoir pour vous doter d’une machine à café professionnelle, vous allez devoir étudier quelques paramètres, à savoir :
- Quel est le besoin en café dans votre entreprise ?
Pour avoir une bonne estimation, on vous conseille de partir de l’effectif global de l’entreprise et de le multiplier par 2.
Et sinon, pour calculer automatiquement le volume de consommation dans votre entreprise et définir ainsi votre solution café, nous avons mis au point un petit outil très malin.
Trouvez votre solution café en 30 secondes
- Quelle solution de machine à café envisagez-vous ?
Vous pouvez opter pour la location, l’achat ou le dépôt. Chacune de ces solutions a ses avantages et ses inconvénients. - Quel type de café proposer à vos collaborateurs ?
Café moulu, en dosette ou en grains ? Entre nous, le café en grain offre une option à la fois économique, écologique et d’une grande qualité. - Comptez-vous offrir le café ou le faire payer ?
Si vous comptez le faire payer, cela aura nécessairement une incidence sur votre budget. Si la machine est en accès libre, il vous faudra penser au monnayeur.
Pour en savoir plus, retrouvez notre guide du prix d’une machine à café en entreprise avec un exemple de calcul du budget café mensuel.
Calculer le prix d’une machine à café d’entreprise
Café en entreprise : gratuit ou payant ?
Vous souhaitez proposer du café à vos collaborateurs mais n’avez pas encore décidé s’il sera mis à disposition gracieusement ou non ? Pour prendre votre décision, il va falloir étudier la balance bénéfices/coûts.
Offrir le café à de nombreux avantages :
- Le café gratuit est un avantage en nature très apprécié des collaborateurs : la mise à disposition de café gratuitement et en illimité à tous ses collaborateurs représente un coût d’environ 9€ mensuel par salarié;
- Le café en entreprise est un levier efficace de motivation;
- Le café est un vecteur d’intégration et renforce le sentiment d’appartenance à l’entreprise.
Si vous ne souhaitez pas rendre le café gratuit en permanence, il existe des solutions alternatives au café 100% gratuit ou 100% payant ! Dans ce cas, vous devrez choisir entre différentes solutions de paiement et installer des monnayeurs sur les machines et les distributeurs automatiques de café.
Pour en savoir plus, consultez notre guide pratique et arbitrez entre les différentes alternatives.
Café en entreprise : gratuit ou payant ?
Machine à café avec monnayeur : quel système de paiement ?
Vous avez décidé de mettre en place le café payant (au moins en partie) dans votre entreprise ? Vous souhaitez proposer du café payant à vos clients pour compléter l’offre de votre activité ?
Dans ce cas, vous devez choisir un système de paiement. Et attention, aujourd’hui, c’est technique ! Les machines à café professionnelles ne se contentent plus de proposer un monnayeur à pièces, il existe au contraire de nombreuses alternatives innovantes et dématérialisées.
Parmi les solutions de paiements pour machine à café, nous pouvons citer :
- le traditionnel monnayeur en espèces,
- le paiement sans contact par carte bancaire,
- le paiement par badge ou par carte prépayée,
- le paiement via des jetons,
- le paiement par tickets-restaurants,
- le paiement avec son smartphone, sa bague ou sa montre connectée.
Et puisqu’on arrête pas le progrès, il sera peut-être un jour possible de payer avec son index ou en bitcoin !
Retrouvez notre guide pour en savoir plus sur les avantages et les inconvénients de chaque solution de paiement pour machine à café professionnelle.
Café en entreprise : quel système de paiement ?
Quels sont les différents cafés pour machine à café professionnelle ?
Le choix du type de café impacte nécessairement votre choix de machine à café professionnelle. Capsule, dosette, café moulu ou café en grains ? Lequel emportera vos faveurs ?
Comment choisir le café pour son entreprise ?
Pour bien choisir le café pour votre machine à café professionnelle, voici les principales questions à vous poser :
- La variété de café : un peu de culture générale … Saviez-vous qu’il n’existe que deux types de café ? Le robusta et l’Arabica ! Tous les autres sont des blends, c’est-à-dire une association de différents crus de cafés.
Le robusta est le café le plus répandu et c’est aussi le plus économique, mais attention à sa forte teneur en caféine qui en fait un café très excitant ! L’Arabica, plus onéreux car plus difficile à récolter, présente des arômes ronds et longs en bouche et une teneur en caféine deux fois inférieure au robusta.
L’arabica peut s’avérer un choix raisonnable pour éviter que les collaborateurs trop amateurs de café ne finissent comme des piles électriques ! - La forme du café : en grain, en café filtre (moulu), lyophilisé ou en capsule ? Pour des raisons économiques, écologiques et surtout de goût, nous vous recommandons le café en grains.
- Le choix de la torréfaction : la torréfaction flash ou artisanale ? Chaque torréfacteur a ses méthodes adaptées au type de café.
- Café bio et/ou équitable : pour encourager les circuits vertueux qui rétribuent tous les acteurs de la chaîne de production, il est recommandé de choisir des cafés issus du commerce équitable. Bien souvent ces cafés sont aussi bio, offrant une meilleure traçabilité et une plus grande pureté de production.
Pour bien choisir votre café, vous pouvez demander à votre prestataire de machine à café de vous faire goûter ses meilleurs crus !
Vous pouvez également retrouver nos conseils pour tout savoir comment choisir votre café en grain pour votre entreprise.
Comment choisir son café pour son entreprise ?
Différences entre café en grains et café en capsule
Chez Pleyce, nous recommandons le café en grains. Pourquoi ne pas choisir du café en capsule ? Après tout, l’utilisation et l’entretien d’une cafetière à capsules est simple, il est possible de goûter à différents cafés et parfums tout au long de la journée. Et puis, les capsules se recyclent !
Oui mais !
- Côté environnement : Les capsules et les dosettes restent un désastre écologique encore aujourd’hui. Une capsule sur cinq seulement est recyclée et l’empreinte carbone des capsules de café pourrait permettre de faire 10 fois et demi le tour de la Terre. Ce calcul comprend la production de l’emballage, le transport des capsules, ainsi que les déchets produits.
- Côté goût : Si vous proposez un café d’excellence, mieux vaut le moudre au dernier moment pour bénéficier de toutes ses saveurs en tasse.
- Côté porte-monnaie : Enfin, le café en grains présente un meilleur rapport qualité-prix. En effet, les capsules peuvent augmenter le prix/kg du café jusqu’à 400%. Méfiez-vous également du prix à la capsule, le nombre de grammes contenus dans chacune peut fluctuer, vérifiez toujours le prix au kilo. Si vous offrez le café aux collaborateurs, ça peut vite chiffrer !
Pour en savoir plus, retrouvez notre guide autour des avantages du café en grains.
Quelles sont les différentes offres de service pour votre machine à café professionnelle ?
Vous souhaitez doter vos locaux d’une machine à café professionnelle. Toutefois, vous n’êtes pas certain de vouloir l’acheter. Quelles sont les offres de service que proposent les différents prestataires de machines à café et de distributeurs automatiques ? Connaissez-vous les différences entre la location, l’achat et le dépôt ?
Quels sont les principaux prestataires de machines à café en France ?
Vous avez décidé de vous équiper d’une machine à café professionnelle ou d’un distributeur automatique ? Vous vous demandez vers quels prestataires vous tourner ? Tout dépend de vos besoins !
Pour bien faire votre choix, il s’agit de commencer par distinguer deux catégories de prestataires :
1. Les spécialistes de la distribution automatique
Les distributeurs automatiques de boissons chaudes représentent 70% des distributeurs automatiques au global.
2. Les fournisseurs de machines à café
pour entreprise :
Ils proposent un café de qualité, notamment via l’utilisation du café en grain, reconnu plus éthique, plus savoureux et plus économique.
A quel prestataire s’adresser si vous préférez …
- Les capsules : Nespresso
- Un véritable expresso : D8
- Du café en grain torréfié artisanalement : Kawa
- Un distributeur automatique : Selecta
- Un prestataire présent sur l’est de la France (uniquement) : Dalmayr
- Etc.
Et évidemment il y a nous ! Pleyce propose une nouvelle approche du café en entreprise : excellence du goût, suivi personnalisé et basé sur l’écoute, et développement d’initiatives 0 déchet en partenariat avec des entreprises engagées et innovantes.
Consultez notre guide pour en savoir plus sur les principaux prestataires de machines à café en France.
Comparatif des prestataires de machines à café
Achat, location ou dépôt de machine à café : quelle option choisir ?
Vous savez quel type de machine à café professionnelle ou de distributeur automatique vous désirez mais hésitez encore sur l’offre à choisir ? Achat, location ou dépôt : quelles sont les différences entre ces différentes formules ?
Achat de machine à café professionnelle
L’achat de sa machine à café professionnelle constitue la solution la plus économique, l’amortissement étant assez rapidement atteint. En contrepartie, l’entretien et la maintenance ne dépendent que de vous.
Même si vous concluez un contrat d’entretien sur demande, celui-ci risque de ne pas comprendre le remplacement des pièces défectueuses. Enfin, la gestion de la fin de vie de l’équipement est à votre charge.
Location de machine à café professionnelle
La location d’une machine à café professionnelleest une solution flexible, moins contraignante que le dépôt et plus simple d’accessibilité que l’achat. La location est une offre sur mesure et évolutive en fonction de vos besoins. Vous pouvez changer la machine à café de votre contrat de location à tout moment !
Enfin, aucune contrainte d’entretien de la machine à café, de gestion des consommables et d’approvisionnement du café ne pèse sur vous puisque c’est votre prestataire qui s’occupe de tout. Une bonne façon d’apprécier une café de qualité au travail sans que cela ne soit un poids au quotidien.
Dépôt de machine à café professionnelle
Et pourquoi ne pas devenir dépositaire de votre machine à café ? Le dépôt de machine à café professionnelle, aussi appelé “gestion totale”, consiste en la mise à disposition gratuite de la machine par le prestataire. Le principal avantage est de bénéficier d’une machine à café ou d’un distributeur parfaitement gratuit ainsi que de tous les services liés à la gestion de la machine.
Vous ne payez que le café consommé … mais avec un minimum d’engagement et un coût par tasse (assez élevé) fixé par le prestataire. Il faut donc être assuré d’avoir des volumes de consommations importants pour des questions de rentabilité.
Consultez nos conseils pour en savoir plus sur la meilleure formule à choisir entre Achat, location ou dépôt de machine à café.
Comment fonctionne la location d’une machine à café ?
Vous envisagez d’opter pour la location de votre machine à café professionnelle ou de votre distributeur automatique ? Comment fonctionne la location d’une machine à café ?
Le choix de l’offre la plus adaptée se fait en collaboration avec votre prestataire en fonction du nombre de machines proposées, du nombre de cafés consommés, du modèle de machine choisi ou encore de la fréquence d’approvisionnement en café.
L’offre de location inclut :
- L’installation de la machine à café dans vos locaux,
- L’entretien régulier et la maintenance de la machine à café,
- Le réapprovisionnement en café et des divers consommables,
- Certains prestataires incluent une garantie totale avec prise en charge immédiate en cas de panne.
La location présente de nombreux avantages :
- La possibilité de changer de machine à café professionnelle régulièrement,
- La prise en charge de la gestion (entretien, maintenance, réapprovisionnement) de la machine par le prestataire,
- La fixation libre du prix du café et si vous équipez la machine ou le distributeur d’un monnayeur les bénéfices vous reviennent,
- La gestion de fin de vie de l’équipement incombe au prestataire de machine à café.
La location est une solution très flexible et peut convenir à tout type d’entreprise quel que soit le secteur d’activité (bureau, commerce, secteur CHR etc.).
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Comment installer et entretenir votre machine à café en grain professionnelle ?
Vous avez choisi la machine à café professionnelle idéale pour vos salariés ou votre clientèle ? Super ! Il va maintenant falloir l‘installer puis l’entretenir pour la faire durer le plus longtemps possible.
Où installer une machine à café en entreprise ?
Commencez par choisir le bon endroit selon les caractéristiques techniques de votre machine telles que :
- Une alimentation électrique à proximité
- Une arrivée et/ou une évacuation d’eau (si votre machine ne dispose pas d’un réservoir d’eau autonome)
- Une connexion à internet (si vous avez opté pour une machine avec système de paiement électronique)
Pensez pratique, libérez de l’espace autour de la machine pour prévoir la recharge en grains et les éventuelles opérations de maintenance ou d’entretien. Une machine à café seule sur une table c’est triste, pourquoi ne pas compléter votre espace avec quelques éléments ? Évier, lave-vaisselle, poubelle, chauffe-tasse, rangement, frigo, fontaine à eau, …
Ensuite, et selon vos besoins, nous vous recommandons de réfléchir en priorité à la l’utilité de votre machine à café, son utilisation et ses utilisateurs !
Où mettre sa machine à café en entreprise ? Voici quelques idées :
- Un open-space pour un accès en libre service,
- Une salle de pause pour marquer la déconnexion,
- Un couloir pour un café express entre deux réunions,
- Une salle de réunion pour ne pas devoir quitter ladite réunion
- À l’accueil de votre entreprise pour bien recevoir et faire patienter vos visiteurs.
Consultez nos conseils pour trouver le bon emplacement pour installer votre machine à café.
Où installer une machine à café en entreprise ?
Comment installer une machine à café en grain professionnelle ?
Les contraintes techniques à l’installation d’une machine à café en grain d’entreprise dépendent du type de machine choisi.
- Machine à café autonome : les machines à café avec réservoir d’eau à remplir manuellement ne nécessitent qu’une prise électrique située à moins d’1 mètre.
- Machine à café à raccorder au réseau d’eau : vous devez d’abord vérifier la potabilité de l’eau puis procéder au raccordement de la machine ou distributeur automatique au réseau d’eau potable. Profitez-en pour raccorder votre machine à la canalisation d’évacuation d’eaux usées s’il en existe une afin d’éviter d’avoir à vider manuellement le bac de rétention d’égouttures.
- Machine à café avec moyen de paiement : si la machine permet de payer son café par carte bancaire, vous devez la connecter au réseau Ethernet. Pour leur permettre de payer en monnaie, prévoyez un fond de caisse.
L’installation de la machine à café professionnelle dépend de son modèle mais globalement il s’agit de la raccorder au réseau d’eau (obligatoire en cas d’absence de réservoir) et à l’électricité puis de la connecter et de la paramétrer.
Rassurez-vous, les techniciens Pleyce sont à vos côtés à toutes les étapes, depuis le choix de la machine jusqu’à son entretien, en passant par l’installation !
Retrouvez nos conseils sur l’installation d’une machine à café professionnelle.
Comment installer une machine à café professionnelle ?
Comment entretenir une machine à café en grain professionnelle ?
Vous envisagez ou venez d’acquérir une machine à café à grains professionnelle pour votre entreprise ? Si vous choisissez de réaliser l’entretien vous-même, sachez que cela demande un peu de temps et d’huile de coude !
Les opérations d’entretien de la machine à café vont du coup de chiffon quotidien au détartrage tous les 6 mois ! Voici une petite liste des principales tâches à accomplir pour assurer une belle vie à votre machine :
Les opérations d’entretien basiques : approvisionnement de la machine à café en grains, approvisionnement de la machine en eau si elle n’est pas raccordée au réseau, vider le marc de café, vider et nettoyer le bac à égouttures, désinfection des surfaces etc.
Détartrage de la machine à café : la fréquence du détartrage dépend de la dureté de l’eau et du filtre à eau utilisé.
L’entretien du groupe d’extraction café : un nettoyage avec un détergent spécifique est à prévoir une fois par mois ainsi qu’une révision complète environ une fois par an.
L’entretien du moulin à café : nettoyez le moulin à café tous les 6 mois avec des cristaux qui décrassent et affûtent les meules, pensez à réajuster périodiquement les meules et remplacez-les lorsqu’elles sont trop usées.
Nettoyage du circuit lait : si votre machine à café propose des boissons lactées, il est indispensable de nettoyer régulièrement le circuit lait (buse à lait, conduit, bol mixer).
Entretien du monnayeur : si votre machine à café est équipée d’un monnayeur en espèce, nettoyez le monnayeur avec un chiffon de temps en temps car les pièces de monnaie sont bien souvent sales.
Prêts à vous occuper de votre nouvel équipement pour lui assurer une longue vie ? Sinon, les techniciens Pleyce connaissent les machines à café et distributeurs automatiques sur le bout de leur doigt, et peuvent vous donner un coup de main 😉
Retrouvez nos conseils pour l’entretien d’une machine à café professionnelle.
Comment nettoyer et entretenir une machine à café à grain professionnelle ?
